Сотрудники компании не всегда вовремя возвращают подотчетные средства и отчитываются по ним.

По закону  на это отводится три рабочих дня после окончания срока, на который выданы деньги по внутреннему локальному акту (Приказу), или со дня выхода на работу (п. 6.3 Порядка, утв. указанием Банка России от 11.03.14 № 3210-У, далее — Порядок ведения кассовых операций).

Когда задержка превышает несколько месяцев, налоговый орган может признать невозвращенные суммы доходом физического лица, и как следствие — доначислят компании страховые взносы, предложат удержать НДФЛ, начислят штрафы и пени.

По мнению Минтруда России, если работник опоздал с авансовым отчетом или возвратом денег более чем на месяц, то деньги становятся его доходом. А доход облагается страховыми взносами (письмо от 12.12.14 № 17–3/В-609). Налоговики, которые сейчас заведуют взносами, обязаны руководствоваться разъяснениями Минтруда. Это распоряжение Минфина России (письмо от 16.11.16 № 03-04-12/67082).

Логика контролеров такова. Подотчетные суммы, по которым работник не отчитался, — это его долг перед компанией. Работодатель вправе удержать задолженность из зарплаты не позднее одного месяца со дня, когда истек срок представления авансового отчета (ст. 137 ТК РФ). Если компания не удерживает деньги, сумма становится выплатой в пользу работника в рамках трудовых отношений и облагается страховыми взносами (подп. 1 п. 1 ст. 420 НК РФ, п. 5 приложения к письму ФСС России от 14.04.15 № 02-09-11/06–5250). Помимо доначисления взносов компании грозят штрафы за их неуплату и за искажение сведений персонифицированного учета.

Доначисление НДФЛ налоговики оправдывают ссылками на решения Президиума ВАС РФ. В 2013 году Президиум ВАС РФ в один день принял два решения в пользу контролеров. Он признал подотчетные суммы доходом, так как компания не представила документы по их расходованию или возврату (постановления от 05.03.13 № 14376/12, от 05.03.13 № 13510/12).

Какие доводы помогут компании защититься от доначислений.

1. Попытки вернуть деньги доказывают отсутствие дохода

По смыслу статьи 41 НК РФ доходом физлица признается экономическая выгода, которой он вправе распоряжаться. До истечения срока исковой давности компания не теряет шансов взыскать долг. Значит, работник не вправе распоряжаться деньгами и их нельзя признать доходом.

1. Сумму подотчета можно переоформить в заем,
2. Оформить вовремя возврат в кассу
3. Взыскивать сумму подотчета в судебном порядке.
4. Локальным актом (Приказом, с которым сотрудник будет согласен)  удерживать из зарплаты.
5. Заключить с работником письменное соглашение о том, что он возвращает деньги частями в течение длительного времени.

Сам факт существования таких документов и первые возвраты уже докажут отсутствие дохода.

А нарушение срока подачи авансового отчета — не основание для доначисления НДФЛ и взносов.